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플랜트 프로젝트의 관리 실무에 대해 입찰부터 설계, 시공, 준공에 이르기까지의 전 과정에 대해 살펴보고자 한다.

목차

1.     입찰과정 (Bidding Process)

2.     설계과정 (Engineering Process)

3.     기자재 공급과정 (Procurement Process)

4.     시공과정 (Construction Process)

5.     시운전준공 과정 (Commissing & Close Out Process)


1.     입찰과정 (Bidding Process)

발주자 요구사항(Invitation To Bid; ITB) 검토, 현장조사(Site Survey), 입찰 설계(Proposal Engineering), 물량 및 역무내용(Bill Of Quantity; BOQ & Scope Of Work; SOW) 발췌, 금액산출(Cost Estimation), 공기예측 (Schedule Estimation), 입찰제안서(Proposal)작성 제출, 계약협상(Negotiation) 및 체결(Contract Sign) 등의 순서를 따라 진행된다. 이 과정에서 중요한 유의사항을 확인하고자 한다.

1) 발주자 요구사항 (Requirements of ITB)

입찰준비에 가장 중요한 것이 발주자의 요구사항을 정확히 파악하여 제안서를 작성하는 것이다.
대부분의 발주자는 입찰안내서를 작성하여 입찰자들에게 제공하는데 형식과 구성내용은 발주자마다 다르다. 그러나 입찰 일반사항(General Terms and Conditions)과 기술사항(Technical Specifications and Drawings)으로 구성된다.
입찰 일반사항 모든 조항들이 중요하지만 입찰금액조건, 지불조건, 공사기간 및 완공조건들을 확인하
여 반영하여야 한다.
입찰금액은 어느 부분을 확정금액(Lump Sum)으로 하고 어느 부분을 개산 금액(Provisional Sum)하는지, 화폐단위는 무엇으로 하는지, 고정금액(Fixed Price)으로 하는지 물가상승 환율변동에 대하여 조정금액(Adjustable Price)으로 하는지, 입찰보증은 어느 방법으로 하는지를 확인하고, 금액지불은 어떻게 나누어 어느 형식으로 지불되는지, 공사기간은 얼마가 할당되었으며 공기지연 시에 지체상금은 어떻게 부과하며 공기연장은 어떤 때에 가능한지, 공사완공을 위해서는 어떤 조건들이 이루어져야 되는지를 확인한다.
입찰 일반사항을 이행하는데 조항 별로 어느 정도의 노력과 비용이 필요한지를 확인하여 반영한다.
대부분의 조항이 입찰자의 비용투입을 수반한다고 보아도 좋다.
입찰기술사양은 프로젝트 전체에 적용되어야 할 기본기술요구사항(General Technical Requirements)과해당 작업이나 품목에만 적용되는 세부기술 사양(Special Technical Specification & Drawings)으로
구성되어 있다.
어떤 입찰안내서는 여러 권의 책자로 구성되어 있어서 이 세 가지가 각각 분리되어 있는 경우가 많고, 해당 작업 및 품목의 담당자들이 각자가 담당한 세부기술사항 및 관련 도면만을 가지고 견적금액을 산출하기 쉽다.
기본기술사항은 플랜트 각 설비가 공통으로 반영하여야 할 사항들로서, 예를 들면, 통일된 도면작성을 위한 내용(Drawing Size, Title Block, Numbering System, Units 등) 및 적용규격(Code & Standards)등 언뜻 보기엔 큰 비용이 투입되지 않는 것 같지만 플랜트 전체에 막대한 비용투입을 유발시키는 내용들이 있으므로 유의하여야 한다.
예를 들면“모든 설비는 여유설비를 보유하여야 한다.(All systems And equipmentshall have
redundancy).”의 조항은 언뜻보면 별것 아닌 것 같으나 자세히보면 모든 기계장치를 두벌 공급
요구할 때 거절하기 어려운 조항이다.
입찰자가 간과하고 발주자가 작심하고 요구할 경우 수행금액을 입찰금액의 2배로 되게 하는 조항이다.
또 다른 예를 들면“측정 및 제어장치에서 한 개의 계측기의 오동작이 플랜트 전체를 정지시켜서는 안 된다.(A single failure within any measuring or control system shall not require of result in a plant shut down or trip)”의 조항도 언뜻 보면 계측장치의 기술요구조건인 것처럼 생각할 수 있지만, 자세히 보면 계측장치를 한 개의 측정 포인트마다 여러 개의 계측장치를 설치하여 두 개 이상이 동작할 때 플랜트가 정지되도록하는 방식(Two out of Three)을 채택하여야 하므로 계측장치의 수가 배 이상이 되어야 하는 것을 알 수 있다.
따라서 입찰기술 총괄 책임자는 전체 기본기술 요구사항을 분야별 세부기술 요구사양과 함께 입찰 설계 및 금액에 반영되도록 하여야 한다.

2) 현장조사 (Site Survey)

엔지니어링 건설 산업은 현장에 가장 큰 영향을 받는다.
공사에 입찰하려면 반드시 현장을 방문하여 필요한 자료를 확보하고 현장을 확인하여야 한다.
현장조사는 발로 직접현장을 밟으면서 부지전체를 확인하되 사업추진자가 부지를 구매하여 소유하고 있는지 소유권을 가능하면 문서로 확인하고, 주변의 도로망이나 시설을 알 수 있는 지도와 부지의 치수표시 측량도를 입수하여 이를 기준으로 현장공사와 부대공사의 소요량을 파악한다.
부지가 자연 상태의 처음 개발되는 지역인지, 이미 다른 용도로 사용되던 장소인지, 매립지인지, 퇴적지인지, 탄광활동이 있던 곳인지, 등에 따라 공사비에 막대한 차이가 발생되고, 경우에 따라서는 부지로서 부적합한 경우도 있다.
처음 개발되는 부지는 토목 기초공사에 장애요인이 없으므로 지질조사 보고서를 기준으로 설계 및 공사를 진행하면 되지만, 다른 용도로 사용되던 부지는 잔여 지하매설물의 제거 및 기존 외곽설비와 연결된 설비(지하매설 오수관 및 전력선 등)의 이설 보완공사 등 공사설계 및 공사비에 반영하여야 할 요소들이 추가로 있다.
매립지나 퇴적 지의 경우는 기초공사의 규모에 따라 플랜트의 부지로 적합하지 못한 경우가 많다.
부지의 위치는 원자재 및 생산품의 물류를 위한 설비는 물론 진입도로 용수, 전력, 통신, 오 배수처리 시설 등 부대설비의 연결 설계 및 공사비에 영향을 미치게 되고, 부지의 측량도는 기기장치의 배치 및 공사비 산정의 기준이 된다.
부지주변의 기상자료는 플랜트 성능설계 및 건물의 냉난방설계의 중요한 자료가 된다.
이 자료는 프로젝트 성능보장에 직접적인 연관이 있으나 장기간에 걸쳐 측정되어야 하므로 엔지니어링 및 건설업체가 현장조사를 하더라도 유용한 자료를 얻을 수 없으므로 반드시 발주자를 통하여 신뢰성 있는 자료를 확보하여야 한다.
이와 더불어 현장조사 시에는 공사계획에 필요한 인허가 종류 절차 및 필요한 조건, 인력 장비 자재 등의 투입과 관련된 절차 및 비용, 현장 부근에서 동원 가능한 자원의 질, 양, 비용 등을 조사하여 공사계획 수립 및 공사비 산출에 반영하여야 한다.

3) 입찰설계 (Proposal Engineering)

입찰준비의 가장 중요한 업무의 하나가 입찰 설계를 완료하고 입찰물량 및 공급범위를 확정하는 일이다.
입찰 설계는 발주자의 입찰 기술요구사항과 현장조사결과를 반영하여 작성하여야 하나, 촉박한 기간 동안에 입찰요구 사항을 반영하여 설계를 진행하여 물량까지 뽑아서 견적자료로 사용하기는 힘에 부치는 일이다.
밤을 새워 엔지니어링을 진행하여 어렵게 자료를 만든다고 해도 누락되기 쉽고, 수행과정에서 입찰시 누락된 것을 보완하여 최종물량을 집계해 보면 물량이 입찰시보다 50%이상 늘어나고, 밤새워 수고한 보람도 없이 회사는 엄청난 손실을 당하는 경우가 허다하다.
입찰 설계과정을 선진기업들은 어떻게 진행할까?
외국의 대부분 엔지니어링 건설업체는 자기들이 입찰할 예정인 프로젝트를 사전에 정보를 입수한다.
최소한 우리처럼 입찰공고를 보고서 움직이지는 않는다.
미리 입수된 정보에 의해 해당 프로젝트와 유사한 기존설비의 설계, 물량 및 공급 범위를 자체 보유 자료는 물론 타 업체의 수행 자료도 광범위하게 입수한다.
이 기 수행된 프로젝트의 설계를 기준으로 삼아 해당 프로젝트의 입찰 요구사항 및 현장 조사결과에 따라 일부 수정 보완한다.
이렇게 되면 누락이나 오류가 적어질 수밖에 없다.
입찰 설계는 발주자의 요구사항에 맞추어 창조하려 하지 말고, 기 수행된 유사 프로젝트의 자료를 입수하여 그것을 기준으로 수정 보완하므로 누락이나 오류의 발생을 최소화 하여야 한다.

4) 입찰금액 및 공기 (Pricing and Scheduling)

입찰 설계에 의하여 공급범위 및 물량이 산출되면 자체 수행분과 외주분으로 나뉘게 되고 자체 수행 분은 수행부서에서 금액 및 공기를 견적하게 되고 외주 분은 해당업체들에게 견적을 받게 된다.
자체 수행 분의 견적은 가급적 과거에 유사한 공사를 수행한 경험이 있는 사람들을 활용하여야 한다.
과거에 수행한 경험이 없는 사람은 일의 양이나 난이도에 대한 감각이 없으므로 견적내용이 과소하거나 과다하여 입찰을 부실하게 만들 가능성이 크다.
외주 분도 과거에 유사한 일을 수행한 실적이 있고, 회사에 등록되어 있거나 유대관계가 있는 업
체의 견적을 받는 것이 좋다.
그렇지 않을 경우 견적내용이 부실할 가능성이 크다.
견적금액을 입수하면 견적기준이 무엇인지 확인하고 단위공사 및 품목별로 공사비가 큰 순으로부터 원가확정 작업에 들어간다.
우선 요구사항에 대한 예외사항(Deviation to Requirements)이 없는지 확인한다.
예외사항이 있을 때는 수용가능한지 불가능한지를 검토하고 만약에 수용이 불가한 내용은 견적회사에게 철회를 요구하여야 한다.
공급범위와 한계(Scope of work & Terminal Points)는 원래 계획대로 반영되어 있는지 확인하고 추
가 반영된 것은 삭제하고 누락된 것은 추가토록 한다.
아울러 납기 또는 공기도 전체공사 계획에 합당한지 확인하여 필요한 조정을 한다.
외주 분은 기술요구사항, 공급범위 및 납기를 확정 시켜놓고 금액협상을 시작한다.
금액협상이 성공적으로 이루어지면 해당업체와 합의서를 작성하고, 그 업체의 금액과 사양을 입찰의 기준으로 한다.
협상과 합의를 많이 할수록 입찰근거는 확실해 진다.
특히 입찰서에 기계장치 공급자나 시공하도급 자를 명시해야 할 때는 반드시 이런 협상과 합의 절차를 거쳐서반영하여야 한다.
국내공사에서는 공사를 수주하여 물량을 손에 쥐고 업체와 협상하면 업체가 저 자세가 되고 금액협상력도 커지는 경향이 있으나, 해외공사에서 외국업체들은 이와 정 반대의 경향이 있다.
사전에 금액협상 및 합의를 해도 계약이 체결되면 딴소리를 하면서 추가금액을 요구하는데 만약에 이런 절차가 없이 특정 외국 업체의 금액이나 사양을 기준으로 입찰하게 되면 해당부분에서는 손해를 보기 쉽다.
현장시공은 국내 전문 업체를 동원하여 수행할 때의 금액과 공기를 현지 업체들의 금액과 공기를
비교하여 결정한다. 단, 현지 업체를 동원하여 공사를 수행할 계획을 수립하려면 최종합의 금액에
10% 정도의 공사비를 반영하여 원가로 하여야 한다.
현지 업체는, 텃세의 일종인 것 같은데, 금액이 남든 모자라든 추가금액을 지불하지 않고는 공사를 마무리하지 않는 경향이 있다.
금액협상 및 합의과정을 거쳐 최종원가가 집계되면, 과거에 유사한 지역에서 유사한 공사를 한 공사비자료와 비교해서 최종 입찰금액을 분석 확정하여야 한다.
과도한 차이가 있을 경우에는 그 원인을 확인하여야 한다.
특별한 원인이 없이 큰 금액 차이가 있으면 견적내용에 문제가 있을 가능성이 크다.
과거의 실적은 그 당시 참여한 사람들이 최선의 노력으로 이룬 결과이므로 일종의 검증된 자료이기 때문이다.
입찰기준 공기는 해당프로젝트의 주 목적물(주기기)의 설계, 자재공급, 시공, 시운전에 소요되는 기간을 적용한다.
입찰금액 및 공기는 경영진이 결정하는 것이 아니고 여러 가지 자료를 집계, 협상, 조정한 결과를 경영진이 확인하는 것이어야 한다.

5) 입찰 (Bidding)

입찰금액 및 공기에 대한 최고경영자의 확인과정이 끝나면, 준비된 모든 서류를 가지고 입찰서 작성 작업에 들어간다.
입찰서의 구성은 그 순서와 내용이 입찰안내서에 명시되어 있는 것이 일반적이나, 명시되지 않은 경우는 두 가지(Two Parts)로 나누어 조합한다.
먼저 커머셜 파트(Commercial Part)로서 계약 일반사항(General Terms and Conditions), 입찰금액(Bid Price) 및 세부금액 (Price Breakdown), 납기(Delivery), 입찰보증서(Bid Bond), 위임서(Power of attorney), 사업관리(Project & Site Management) 및 현장관리 수행조직 및 구성, 각종공정표, 유사 프로젝트 수행실적 및 예외사항(Deviation List) 등이 포함된다.
두 번째는 테크니컬 파트(Technical Part)로서 기술 설명서(Technical Description), 기술자료(Technical Data), 도면(Drawings) 등을 준비한다.
협상 및 합의가 안 된 전문 업체 품목의 기술 사양 및 자료는 계약 후 여러 업체를 상대로 구매할 수 있도록 일반사항 만을 입찰서에 반영한다.
계약협상과정에서 가장 문제가 되는 것은 예외사항들이다.
이 예외사항을 철회할 경우 비용이 증가되는 것을 염두에 두고, 마지막 한 가지라도 지키기 위해 노력해야 한다.
플랜트 프로젝트의 관리 실무에 대해 입찰부터 설계, 시공, 준공에 이르기까지의 전 과정에 대해 살펴보고자 한다.
이를 위해서는 예외사항 각 항목마다 충분한 검토를 하고 상대방을 설득할 수 있는 만반의 준비를 해야 한다.
매 항목마다 관련된 비용도 검토하여 준비한 후에 철회를 강요당하면 해당금액의 추가가 가능한지 조심스럽게 접근해야 한다.
준비와 경험이 부족하면 아래와 같은 사례가 발생한다.
필자가 전직에 있을 때 아랍 에미리트 두바이 발전 및 담수설비공사 최종 계약협상과정에서 발주자의 컨설턴트의 압력에 굴복하여 수십 페이지 예외 사항 (Deviations)을 일괄 철회한 사례가 있다.
그 문구가“We have no deviation against your specification”.. 이다. 이 말은 언뜻 보면“We withdraw our deviation”과 같은 말 같지만 예외사항(Deviation)만 철회한 것이 아니라, 입찰의 기준인 회사의 입찰사양(Proposal Specification) 전체가 발주자 사양서와 같다는 해석을 하게 하였다.
발주자의 사양서에는 포괄적 요구사항이 많다. 예를들면“필요한 기타 설비는 공급되어야 한다. (Other items required shall be provided )”. 라는 문구를 가지고, 수행과정에서 많은 추가요구를 하게 되고, 준공시기가 되면 생각지 못한 불필요한 설비를 강요받게 된다.
공사를 완료했을 때, 입찰 시에 비하여 실제 시공한 물량이 약 30% 증가하였으며, 이는 입찰사양을 철회하고발주자 사양을 채택한 영향이었다.
계약협상 과정에서 입찰의 기준인 입찰사양서를 계약의 기준이 되도록 노력해야 한다.

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